Her hvor jeg jobber har vi til dels en aldeles begredelig m\u00f8tedisiplin. Det er ikke uvanlig i det hele tatt at 8 personer blir sittende og vente p\u00e5 1 person i 15-20 minutter etter at et m\u00f8te skulle ha startet. Det kan gjerne v\u00e6re m\u00f8tearrang\u00f8ren selv som mangler, og da kan man ikke godt starte. S\u00e5 dermed blir de 8 sitte og snakket om v\u00e6ret og drikke kaffe i til sammen 2-2,5 time av arbeidsgivers tid. Og n\u00e5r siste mann kommer heseblesende etter 20 minutter, m\u00e5 han trekke pusten, hente kaffe og s\u00e5 videre. Slik at til sammen blir det fort 30 minutter av arbeidsgivers tid, eller til sammen 4 timer. Og da lar det seg jo gj\u00f8re \u00e5 regne ut hva dette koster, ikke bare i form av irritasjon, men i form av ren kostnad for arbeidsgiver. Og som arbeidsgiver ville jeg bekymret meg betydelig mer over det, enn over noen f\u00e5 r\u00f8ykere som tar 3 pauser a 5-10 minutter i l\u00f8pet av en dag.<\/p>\n
N\u00e5r m\u00f8tet s\u00e5 vel er i gang, er det ofte slik at man verken har helt klart for seg hva m\u00f8tet skal handle om, eller hva som skal besluttes. Da begynner man \u00e5 g\u00e5 som katten rundt gr\u00f8ten, og famler i vei uten helt \u00e5 ha m\u00e5l og mening med m\u00f8tet. Igjen er det bortkastet tid. Mye mer tid skulle v\u00e6rt brukt p\u00e5 \u00e5 forberede seg til m\u00f8ter, til \u00e5 ha en klar ide om hva man vil frem til med m\u00f8tet. Det skal ikke v\u00e6re en koseklubb, jeg hater slike m\u00f8ter, der intet besluttes og ingen helt vet hvorfor de er p\u00e5 m\u00f8tet. N\u00e5 skal det sies at jeg vel er mer beslutningsorientert enn gjennomsnittet, men likevel. Jeg blir sv\u00e6rt u\u00e5lmodig etter at en time av et m\u00f8te har g\u00e5tt, og man ikke er i n\u00e6rheten av \u00e5 n\u00e6rme seg noen som ligner kjernen i problemstillingen.<\/p>\n
E-mail og gisseltakning<\/strong><\/p>\n E-mail er en glimrende oppfinnelse for arbeidslivet, egentlig. Skriftlig informasjon flyter mye raskere enn f\u00f8r, og man m\u00e5 ikke lenger vente p\u00e5 internposten for \u00e5 f\u00e5 kloa i de notatene man trenger \u00e5 f\u00e5 kloa i. Og n\u00e5r du jobber i et internasjonalt selskap som jeg gj\u00f8r, er det jo et dramtisk fremskritt. For f\u00f8r i tiden m\u00e5tte jo notatene sendes med flypost, til og med.<\/p>\n Men det som er veldig galt er hvordan denne eminente muligheten brukes. Har du noen gang kommet hjem fra ferie, og hatt 1.000 e-mail i innboksen etter 2 uker? Det er et mareritt. Du m\u00e5 jo bruken de 3 f\u00f8rste dagene p\u00e5 jobb til \u00e5 gre igjennom all mailen, for \u00e5 se om det er noe der, som er viktig. Kanskje det er 25 av de 1.000 som er viktige, sv\u00e6rt relevante og der du selv faktisk skal og b\u00f8r foreta deg noe. En stor andel av resten er mail der du kun er satt opp p\u00e5 kopi-listen for \u00e5 gi ryggdekning. Du er et gissel. P\u00e5 en sv\u00e6rt enkelt m\u00e5te har avsender s\u00f8rget for at han om 2 m\u00e5neder kan si, mens du ser sp\u00f8rrende ut og leter frenetisk etter den informasjonen har snakker om, at “Jammen, du sto p\u00e5 kopilisten p\u00e5 en mail av 28.mai!!” Og da er det br\u00e5tt din feil.<\/p>\n Jeg bruker sjelden tid p\u00e5 mail der jeg bare st\u00e5r p\u00e5 kopi-listen. Fordi jeg ikke finner meg i \u00e5 v\u00e6re gissel. Jeg leser de mailene der jeg st\u00e5r i To:-feltet, men ikke der jeg st\u00e5r i Copy:-feltet, med mindre jeg har veldig lite \u00e5 gj\u00f8re.<\/p>\n PowerPoint-overflow<\/strong><\/p>\n Jeg har en kollega som hardnakket hever at alle skulle fratas powerpoint for en uke, og klare seg med\/l\u00e6re seg til \u00e5 presentere ting med tusj og whiteboard. Han har et poeng. De fleste av oss er jo s\u00e5 avhengige av de fancy sakene vi kan lage med den softwaren, at innholdet nesten blir borte i bulletpoints, grafer og fancy farger. Til slutt klarer vi ikke forklare noen ting, med mindre vi har b\u00e6rbar PC, prosjektor og en haug med fancy overheads.<\/p>\n Kanskje det i stedet for PowerPoint burde hete WeakPoint.<\/p>\n Det er blitt hevdet, etter ulykken med romfergen Columbia, at NASA’s ukritiske bruk av powerpoint i stedet for skriftlige rapporter, var en bidragsyter til ulykken. Fordi det overforenklet komplekse problemer.<\/p>\n Og s\u00e5 er det antallet slides som folk presser inn i en presentasjon. Om et m\u00f8te er stipulert til en time i varighet, kan du ikke stille med 40 powerpoint-slides. Du trenger virkelig ikke \u00e5 v\u00e6re en rocket-scientist for \u00e5 skj\u00f8nne at det rett og slett ikke g\u00e5r. Og jeg blir like grinete hver gang. For de gode poengene st\u00e5r gjerne p\u00e5 de siste slidsene, og dit kommer man bare aldri. S\u00e5 dermed er dette ogs\u00e5 noe som bidrar kraftig til dprlig m\u00f8tedisiplin.<\/p>\n Jeg har l\u00e6rt\/laget meg f\u00f8lgende regler, om PP’s, for \u00e5 komme i m\u00e5l p\u00e5 stipulert tid og for at poengene skal komme noenlunde frem:<\/p>\n 1. Aldri mer enn 1 – <\/strong>EN – slide for hvert 3.minutt<\/strong>. Det vil si max 20 per time.<\/p>\n 2. Helst f\u00e6rre<\/strong>, for eksempel 15 per time<\/strong>, s\u00e5 er det tid til avbrytelser.<\/p>\n 3. Fonten<\/strong> p\u00e5 PP’s skal v\u00e6re MINIMUM 16<\/strong>, s\u00e5 ikke leserne trenger kikkert. Bruker du PP, skriver du ikke en rapport. Skriver du en rapport, bruker du Word. Basta!<\/p>\n 4. Aldri mer en 5-6 bullet points per side<\/strong>. Har du 20, mister leserne oversikten.<\/p>\n 5. Ta ikke av i fancy effekter<\/strong>. Det kan du eventuelt bruke som party-triks, men ikke i en seri\u00f8s presentasjon. Fokus skal v\u00e6re p\u00e5 det du SIER. Budskapet. Ikke innpakningen. Med mindre du vil t\u00e5kelegge, da. PP kan v\u00e6re effektivt til det ogs\u00e5.<\/p>\n 6. Hovedpoenget b\u00f8r st\u00e5 p\u00e5 f\u00f8rste slide<\/strong>, s\u00e5 bygger man opp resonnementet bak, og gjentar hovedpoenget p\u00e5 slutten. Men det kan godt understrekes p\u00e5 flere steder.<\/p>\n N\u00e5r det gjelder selve presentasjonen, er det lurt \u00e5 si fra f\u00f8r du begynner om du foretrekker avbrytelser underveis, eller etter at du er ferdig med selve presentasjonen. Om det stresser deg veldig \u00e5 avbrytes, ville jeg bedt om at sp\u00f8rsm\u00e5l og kommentarer kommer til slutt. Selv vil jeg helst ta sp\u00f8rsm\u00e5l underveis, og derfor sier jeg det n\u00e5r jeg begynner.<\/p>\n
![](\"http:\/\/iskwew.com\/Bloggbilder\/Diverse\/dilbert.gif\")
<\/p>\n