Møtedisiplin, e-mail og powerpoint

Litt før arbeidsåret virkelig begynner igjen, skal jeg benytte anledningen til å brumme en smule over et noen arbeidslivsting; nærmere bestemt møtedisiplin, e-mail og bruk av Powerpoint-presentasjoner.

Møtedisiplin og bortkastet tid

Her hvor jeg jobber har vi til dels en aldeles begredelig møtedisiplin. Det er ikke uvanlig i det hele tatt at 8 personer blir sittende og vente på 1 person i 15-20 minutter etter at et møte skulle ha startet. Det kan gjerne være møtearrangøren selv som mangler, og da kan man ikke godt starte. Så dermed blir de 8 sitte og snakket om været og drikke kaffe i til sammen 2-2,5 time av arbeidsgivers tid. Og når siste mann kommer heseblesende etter 20 minutter, må han trekke pusten, hente kaffe og så videre. Slik at til sammen blir det fort 30 minutter av arbeidsgivers tid, eller til sammen 4 timer. Og da lar det seg jo gjøre å regne ut hva dette koster, ikke bare i form av irritasjon, men i form av ren kostnad for arbeidsgiver. Og som arbeidsgiver ville jeg bekymret meg betydelig mer over det, enn over noen få røykere som tar 3 pauser a 5-10 minutter i løpet av en dag.

Når møtet så vel er i gang, er det ofte slik at man verken har helt klart for seg hva møtet skal handle om, eller hva som skal besluttes. Da begynner man å gå som katten rundt grøten, og famler i vei uten helt å ha mål og mening med møtet. Igjen er det bortkastet tid. Mye mer tid skulle vært brukt på å forberede seg til møter, til å ha en klar ide om hva man vil frem til med møtet. Det skal ikke være en koseklubb, jeg hater slike møter, der intet besluttes og ingen helt vet hvorfor de er på møtet. Nå skal det sies at jeg vel er mer beslutningsorientert enn gjennomsnittet, men likevel. Jeg blir svært uålmodig etter at en time av et møte har gått, og man ikke er i nærheten av å nærme seg noen som ligner kjernen i problemstillingen.

E-mail og gisseltakning

E-mail er en glimrende oppfinnelse for arbeidslivet, egentlig. Skriftlig informasjon flyter mye raskere enn før, og man må ikke lenger vente på internposten for å få kloa i de notatene man trenger å få kloa i. Og når du jobber i et internasjonalt selskap som jeg gjør, er det jo et dramtisk fremskritt. For før i tiden måtte jo notatene sendes med flypost, til og med.

Men det som er veldig galt er hvordan denne eminente muligheten brukes. Har du noen gang kommet hjem fra ferie, og hatt 1.000 e-mail i innboksen etter 2 uker? Det er et mareritt. Du må jo bruken de 3 første dagene på jobb til å gre igjennom all mailen, for å se om det er noe der, som er viktig. Kanskje det er 25 av de 1.000 som er viktige, svært relevante og der du selv faktisk skal og bør foreta deg noe. En stor andel av resten er mail der du kun er satt opp på kopi-listen for å gi ryggdekning. Du er et gissel. På en svært enkelt måte har avsender sørget for at han om 2 måneder kan si, mens du ser spørrende ut og leter frenetisk etter den informasjonen har snakker om, at “Jammen, du sto på kopilisten på en mail av 28.mai!!” Og da er det brått din feil.

Jeg bruker sjelden tid på mail der jeg bare står på kopi-listen. Fordi jeg ikke finner meg i å være gissel. Jeg leser de mailene der jeg står i To:-feltet, men ikke der jeg står i Copy:-feltet, med mindre jeg har veldig lite å gjøre.

PowerPoint-overflow

Jeg har en kollega som hardnakket hever at alle skulle fratas powerpoint for en uke, og klare seg med/lære seg til å presentere ting med tusj og whiteboard. Han har et poeng. De fleste av oss er jo så avhengige av de fancy sakene vi kan lage med den softwaren, at innholdet nesten blir borte i bulletpoints, grafer og fancy farger. Til slutt klarer vi ikke forklare noen ting, med mindre vi har bærbar PC, prosjektor og en haug med fancy overheads.

Kanskje det i stedet for PowerPoint burde hete WeakPoint.

Det er blitt hevdet, etter ulykken med romfergen Columbia, at NASA’s ukritiske bruk av powerpoint i stedet for skriftlige rapporter, var en bidragsyter til ulykken. Fordi det overforenklet komplekse problemer.

Og så er det antallet slides som folk presser inn i en presentasjon. Om et møte er stipulert til en time i varighet, kan du ikke stille med 40 powerpoint-slides. Du trenger virkelig ikke å være en rocket-scientist for å skjønne at det rett og slett ikke går. Og jeg blir like grinete hver gang. For de gode poengene står gjerne på de siste slidsene, og dit kommer man bare aldri. Så dermed er dette også noe som bidrar kraftig til dprlig møtedisiplin.

Jeg har lært/laget meg følgende regler, om PP’s, for å komme i mål på stipulert tid og for at poengene skal komme noenlunde frem:

1. Aldri mer enn 1 – EN – slide for hvert 3.minutt. Det vil si max 20 per time.

2. Helst færre, for eksempel 15 per time, så er det tid til avbrytelser.

3. Fonten på PP’s skal være MINIMUM 16, så ikke leserne trenger kikkert. Bruker du PP, skriver du ikke en rapport. Skriver du en rapport, bruker du Word. Basta!

4. Aldri mer en 5-6 bullet points per side. Har du 20, mister leserne oversikten.

5. Ta ikke av i fancy effekter. Det kan du eventuelt bruke som party-triks, men ikke i en seriøs presentasjon. Fokus skal være på det du SIER. Budskapet. Ikke innpakningen. Med mindre du vil tåkelegge, da. PP kan være effektivt til det også.

6. Hovedpoenget bør stå på første slide, så bygger man opp resonnementet bak, og gjentar hovedpoenget på slutten. Men det kan godt understrekes på flere steder.

Når det gjelder selve presentasjonen, er det lurt å si fra før du begynner om du foretrekker avbrytelser underveis, eller etter at du er ferdig med selve presentasjonen. Om det stresser deg veldig å avbrytes, ville jeg bedt om at spørsmål og kommentarer kommer til slutt. Selv vil jeg helst ta spørsmål underveis, og derfor sier jeg det når jeg begynner.

Og DA kan arbeidsdagen begynne. Foreløpig er det heldigvis lite møter og e-mail her på huset. Men det er nok i gang snart!

(Takk for den, Tonje!)